Perfectionnement au logiciel de messagerie Outlook
Formation en Intra Présentiel - Réf IBI08A
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Formation créée le 20/07/2024. Dernière mise à jour le 02/10/2024.
Version du programme : 2
Programme de la formation Version PDF
Outlook est l’un des logiciels de messagerie de la suite Office les plus utilisés dans le monde. Avec le développement de ses fonctionnalités, outre la messagerie, il permet d’optimiser l’organisation de son travail et d’organiser facilement des réunions. La formation vise à vous accompagner dans l’optimisation de l’utilisation du logiciel.
Objectifs de la formation
- Automatiser sa messagerie.
- Archiver sa boîte de réception.
- Gérer les archivages Outlook.
- Collaborer avec Outlook (messagerie, réunions, organisation du travail)
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Toute personne maîtrisant les bases de la suite Office
- Si vous êtes en situation de handicap, veuillez nous contacter afin d’envisager ensemble les possibilités d’adaptation.
Prérequis
- Maîtriser l’environnement Windows
- Matériel nécessaire : Disposer de postes informatiques équipés de la suite office 2016, Vidéoprojecteur
Contenu de la formation
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1. L’automatisation de la messagerie
- Paramétrer le gestionnaire d'absence.
- Créer des règles pour automatiser le classement.
- Définir une mise en forme conditionnelle pour les courriers entrants. (Non lus ou en fonction de l'expéditeur etc.…)
- Créer des modèles de courrier.
- Gérer les conversations Outlook.
- Fusionner et publiposter avec Outlook ou utiliser Outlook à partir d'autre application (Word, Excel, ...)
- Définir les actions rapides, clics rapides et les options de suivi
- Gérer le courrier indésirable.
- > Exercices pratiques, mise en application immédiate.
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2. Agir en cas de boîte de réception pleine
- Faire de l'Archivage automatique, manuel, vers un support amovible
- Paramétrer et gérer le dossier d'archivage .pst
- > Exercices pratiques, mise en application immédiate.
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3. Gérer son carnet d’adresses
- Alimenter le carnet d'adresses et créer des listes de distribution.
- Rattacher des contacts à des catégories (Contact suggéré et contact semi-automatique).
- Importer les contacts d'un classeur tableur ou d'une base de données
- > Exercices pratiques, mise en application immédiate.
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4. Collaborer avec Outlook : La messagerie collaborative
- Déléguer sa messagerie et les droits.
- Envoyer un message pour une autre personne.
- Créer un carnet d'adresses partagé.
- Paramétrer le gestionnaire d'absence et créer des règles.
- > Exercices pratiques, mise en application immédiate.
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5. Collaborer avec Outlook : Les réunions
- Personnaliser l'utilisation du calendrier.
- Créer un agenda de groupe.
- Utiliser un agenda de groupe pour vérifier les disponibilités.
- Sélectionner une plage horaire disponible pour l'ensemble des participants et les inviter.
- Suivre les confirmations, les annulations et les modifications.
- > Exercices pratiques, mise en application immédiate.
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6. Collaborer avec Outlook : L’organisation du travail
- Créer une tâche simple ou périodique.
- Suivre, piloter, affecter ou déléguer une tâche.
- Transformer un message en tâche.
- Suivre l'état d'avancement.
- Changer l'affichage et le classement des tâches.
- > Exercices pratiques, mise en application immédiate.
Équipe pédagogique
Carine Anciaux, Présidente, référente pédagogique et numérique, référente handicap Claire Royer, Assistante administrative Aurélie Fauchet, Assistante administrative Formateur(trice) spécialisé(e) dans l’utilisation des logiciels de la suite Office
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Avant la formation : Questionnaire de positionnement, recueil des attentes
- Pendant la formation : Signature des feuilles d'émargement par demi-journée, Evaluations formatives régulières par le formateur
- En fin de formation : Evaluation sommative des connaissances à chaud, Evaluation sommative de la qualité de la formation à chaud
- Après la formation : Délivrance d'un certificat de réalisation de la formation, Bilan téléphonique avec le commanditaire, Bilan téléphonique avec le formateur
- Après la formation - Evaluation du transfert des acquis et mesure d'impact ( de 1 à 3 mois)
Ressources techniques et pédagogiques
- Méthode démonstrative puis active
- Application et exercice pratiques sur poste
- Travail individuel ou en binôme
- Remédiation permanente du formateur
- Diaporama (transmis aux participants)
- Mise à disposition d'un espace extranet en ligne pour chaque apprenant (documents pédagogiques et administratifs, émargement en ligne, questionnaires en ligne).
Capacité d'accueil
Entre 4 et 8 apprenants
Délai d'accès
20 semaines